Là quản trị viên G Suite, bạn có thể kiểm soát xem người dùng trong tổ chức của mình có thể truy cập Google Docs, Sheets và Slides của họ khi máy tính của họ không được kết nối với internet hay không. Theo mặc định, quyền truy cập ngoại tuyến được bật cho các tổ chức và người dùng có thể bật hoặc tắt cho tài khoản của chính họ khi cần.

Lưu ý: Tùy chọn này không áp dụng cho Drive File Stream.

Tùy chọn 1: Sử dụng các chính sách để kiểm soát truy cập ngoại tuyến từ máy tính

Là quản trị viên G Suite, bạn có thể sử dụng các chính sách để kiểm soát quyền truy cập ngoại tuyến vào Docs, Sheets, và Slides bày trên các máy tính chạy hệ điều hành Windows®, Mac® và Linux®. Tùy chọn này yêu cầu bạn đẩy các chính sách được quản lý đến từng máy tính. Nếu bạn chọn tùy chọn này trước khi bạn thiết lập chính sách, người dùng sẽ mất quyền truy cập ngoại tuyến nếu trước đó họ có nó.

Sau khi bạn chọn tùy chọn này, người dùng chỉ có thể kích hoạt truy cập ngoại tuyến nếu chính sách được quản lý được cài đặt trên máy tính của họ. Xem hướng dẫn dưới đây cho từng loại máy tính.

Lưu ý: Tùy chọn này không khả dụng cho các thiết bị ChromeOS hoặc thiết bị di động (điện thoại và máy tính bảng).

Bước 1: Cài đặt chính sách trên mỗi máy tính được quản lý

Để cho phép các tệp Drive được lưu trữ và truy cập ngoại tuyến trên các máy tính được quản lý:

• Tải tập tin cấu hình về máy tính.
• Phân phối tệp cho các máy tính chạy hệ điều hành Windows®, Mac® và Linux®.

Xem hướng dẫn dưới đây cho từng loại máy tính.

Lưu ý: Quá trình này không bắt buộc nếu Cho phép tất cả người dùng kích hoạt truy cập ngoại tuyến được chọn.

Thiết bị Windows (thông qua Chính sách nhóm của Microsoft)

1. Tải xuống và giải nén các tệp mẫu Chính sách nhóm Windows này:

• Windows ADMX
• Windows ADML

Mở tệp ADMX bằng Trình chỉnh sửa chính sách nhóm của bạn để cho phép truy cập ngoại tuyến:

• Chọn Allowed domains for Google Docs Offline support- Cho phép người dùng trong các miền được chỉ định để bật tài liệu ngoại tuyến, nhưng chỉnh sửa ngoại tuyến bị tắt theo mặc định.
• (Tùy chọn) Chọn Auto enabled domains for Google Docs Offline support—Tự động cho phép truy cập tài liệu ngoại tuyến cho tất cả người dùng với chính sách này. Để lại điều này nếu người dùng phải kích hoạt truy cập ngoại tuyến theo cách thủ công.

3. Cập nhật các giá trị tùy chọn với các miền mong muốn. Phân tách nhiều tên miền bằng dấu phẩy (ví dụ: domain1.com, domain2.com, v.v.).

Lưu ý: Nếu bạn thấy lỗi “Gặp lỗi khi phân tích cú pháp”, điều này có nghĩa là Windows không thể phân tích tên tệp và bạn cần đổi tên nó. Ví dụ: hãy thử xóa dấu gạch dưới khỏi tên tệp bằng cách thay đổi GoogleDocs_WinADMX thành GoogleDocs Offerline.

Thông tin liên quan

• Chỉnh sửa GPO dựa trên tên miền bằng tệp ADMX (hướng dẫn Microsoft Windows)
• Đặt chính sách Chrome cho thiết bị (hướng dẫn của Google)

Thiết bị Mac OS

1. Tải về và chỉnh sửa chính sách.

a. Tải về tập tin macOS plist.

b. Mở tệp trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản.

c. Chỉnh sửa tập tin để cho phép truy cập ngoại tuyến.

• Bắt buộc) Để cho phép truy cập ngoại tuyến cho các thiết bị, hãy thay thế phiên bản đầu tiên của “YOU_DOMAIN_HERE.com” vào tên miền của bạn.
• (Tùy chọn) Để tự động kích hoạt quyền truy cập tài liệu ngoại tuyến cho tất cả người dùng với chính sách này, hãy thay thế phiên bản thứ hai của “Your_DOMAIN_HERE.com” vào tên miền của bạn. Giữ nguyên điều này nếu người dùng phải kích hoạt truy cập ngoại tuyến theo cách thủ công.

d. Lưu tệp, nếu không được lưu tự động bởi trình chỉnh sửa của bạn.

2. Tạo một nút / Máy tính / local_computer, nếu cần.

3. Chạy lệnh sau để nhập tệp plist đã cập nhật hoặc làm theo hướng dẫn cho hệ thống quản lý Mac doanh nghiệp của bạn:

$ dscl -u admin_username /Local/Default -mcximport /Computers/local_computer GoogleDocs_MacConfig.plist

4. Chạy lệnh sau để tuyên truyền những thay đổi này ngay lập tức:

$ sudo mcxrefresh -n tên người dùng

Thiết bị Linux

1. Tải về và chỉnh sửa chính sách.

a. Tải về tập tin cấu hình Linux.

b. Mở tệp cấu hình trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản.

c. Chỉnh sửa tập tin để cho phép truy cập ngoại tuyến.

• (Bắt buộc) Để cho phép truy cập ngoại tuyến cho các thiết bị, hãy thay thế phiên bản đầu tiên của “YOU_DOMAIN_HERE.com” vào tên miền của bạn.
• (Tùy chọn) Để tự động kích hoạt quyền truy cập tài liệu ngoại tuyến cho tất cả người dùng bằng chính sách này, hãy thay thế phiên bản thứ hai của “Your_DOMAIN_HERE.com” vào tên miền của bạn. Giữ nguyên điều này nếu người dùng phải kích hoạt truy cập ngoại tuyến theo cách thủ công.

d. Lưu tệp, nếu không được lưu tự động bởi trình chỉnh sửa của bạn.

2. Đặt tệp cấu hình vào/etc/opt/chrome/policies/managed/.

Bước 2: Cho phép truy cập ngoại tuyến cho máy tính được quản lý

Cho phép truy cập ngoại tuyến sau khi chính sách được cài đặt và định cấu hình trên mỗi máy tính được quản lý. Truy cập ngoại tuyến bị vô hiệu hóa trên bất kỳ máy tính nào không có chính sách.

1. Từ trang chủ Bảng điều khiển quản trị,chọn App-> G Suite-> Drive and Docs.

2. Click Features and Applications.

3. (Chỉ quản lý máy tính) Cài đặt chính sách thiết bị được quản lý trên mỗi máy tính.

4. Bên cạnh ngoại tuyến , chọn Control offline access using device policies.

Các tệp gần đây sẽ được đồng bộ hóa và lưu trên các máy tính được quản lý có chính sách được thiết lập.

5. Nói cho người dùng của bạn cách đồng bộ hóa các tệp để sử dụng ngoại tuyến.

Tùy chọn 2: Cho phép người dùng bật truy cập ngoại tuyến (được khuyến nghị)

Phương pháp đơn giản nhất để cho phép truy cập ngoại tuyến là cho phép truy cập ngoại tuyến cho tất cả người dùng.

1. Từ trang chủ Bảng điều khiển quản trị,chọn App-> G Suite-> Drive and Docs.

2. Click Features and Applications.

3. (Chỉ quản lý máy tính) Cài đặt chính sách thiết bị được quản lý trên mỗi máy tính.

4. Bên cạnh ngoại tuyến , chọn Allow users to enable offline access (recommended).

Các tệp gần đây sẽ được đồng bộ hóa và lưu trên máy tính của người dùng và máy tính mà họ tin tưởng.

5. Nói cho người dùng của bạn cách đồng bộ hóa các tệp để sử dụng ngoại tuyến.