Ưu điểm các dịch vụ của google

Với Gmail, bạn sẽ nhận được email nhanh chóng và dễ dàng với rất nhiều dung lượng lưu trữ. Bạn cũng nhận được: Tích hợp IM, thoại, video, truy cập di động từ thiết bị hỗ trợ web, tìm kiếm do Google cung cấp cho hộp thư đến của bạn.

 Với Lịch Google, bạn và người dùng của bạn có thể dễ dàng quản lý tất cả cuộc họp, cuộc hẹn và sự kiện của bạn. Bạn từng có một lịch cá nhân để theo dõi và chia sẻ lịch biểu của riêng bạn. Bạn có thể xem lịch biểu của đồng nghiệp và mời họ tham gia các cuộc họp. Và bạn có thể tạo và chia sẻ các lịch bổ sung, ví dụ: để theo dõi các dự án nhóm hoặc xuất bản các sự kiện công khai.
 Google Drive là dịch vụ cho phép bạn tạo, lưu trữ và chia sẻ tất cả các loại tệp và tài liệu. Bạn tạo tài liệu trong các ứng dụng dựa trên web như Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, sau đó sắp xếp và truy cập chúng trong Google Drive.
 Với Drive: Cộng tác với đồng nghiệp trong thời gian thực — trên tài liệu văn bản, bản trình bày, bảng tính và hơn thế nữa
Tải lên và lưu trữ các loại tệp khác, bao gồm định dạng .doc, .xls, .ppt, .pdf và đồ họa.
Dễ dàng sắp xếp và truy cập tất cả các tệp của bạn — từ trình duyệt web, PC hoặc thiết bị di động nơi bạn cũng cài đặt Google Drive

1. Gmail:

Tìm kiếm chính xác email: Gmail là một sản phẩm của Google, do đó, không có gì ngạc nhiên khi nó sở hữu khả năng tìm kiếm tuyệt vời của gã khổng lồ tìm kiếm này. Thật không may là rất nhiều người dùng Google Search chỉ nhập một hoặc hai từ khóa cơ bản vào ô tìm kiếm và với kết quả trả về họ thấy cũng đã tốt rồi, nhưng họ sẽ thấy một kết quả tuyệt vời hơn nữa nếu biết một vài toán từ tìm kiếm nâng cao. Tương tự như vậy với người dùng Gmail, nếu họ biết một vài toán tử tìm kiếm nâng cao thì việc tra ra được email cần thiết đang cần tìm là điều trong tầm tay.

Gán nhãn (Labels): Tất cả email trong Gmail không sử dụng thư mục để lữu trữ. Thay vào đó, Gmail đưa ra nhãn (Labels) để tổ chức email, nó giúp bạn quản lý dễ dàng và tìm kiếm nhanh hơn một thư mục. Tại sao lại như vậy?
Giả sử bạn nhận được một email của đồng nghiệp tên Kiên về dự án ABC nào đó hợp tác với đối tác XYZ. Bạn có 4 thư mục đã được thiết lập trong tài khoản email của mình là Công việc, Kiên, ABC, XYZ, vậy theo bạn thì bạn sẽ cho email này vào thư mục nào? Nếu bạn lựa chọn được một thư mục phù hợp vào thời điểm lúc này thì không có gì đảm bảo trong tương lai bạn có thể nhớ được đã đặt email dạng này vào thư mục nào và khi đó bạn lại vào từng thư mục để tìm? Nếu mỗi một thư mục chứa cả đống thư thì việc tìm kiếm gần như vô vọng nếu bạn không có tính kiên nhẫn.

Tính năng lọc thư mạnh: Với tính năng lọc này Gmail sẽ tự động thực hiện một tác vụ với email nhận dược thậm chí cả khi bạn chưa nhìn thấy thư được gửi đến. Ví dụ, nếu bạn cảm thấy bực bội vì những email quảng cáo vớ vẩn được gửi tới từ một địa chỉ email nào đó, bạn có thể thiết lập để những email dạng này tự động “trôi” vô thùng rác (Trash) và sẽ không bao giờ bạn phải nhìn thấy nó nữa. Bạn có thể tự tạo bộ lọc cho mình với các tiêu chuẩn lọc sau:

  • From: Có thể là tên đầy đủ; họ hoặc tên; địa chỉ email (abc@tenmien.com) hay một phần địa chỉ email (tenmien.com) của người gửi.
  • To: Có thể là tên đầy đủ; họ hoặc tên; địa chỉ email (abc@tenmien.com) hay một phần địa chỉ email (tenmien.com).
  • Subject: Bạn có thể tìm kiếm chính xác cụm từ bằng cách thêm dấu nháy kép (ví dụ: “khuyến mại”).
  • Has the Words: Bạn có thể tìm kiếm chính xác cụm từ bằng cách thêm dấu nháy kép (ví dụ: “khuyến mại”).
  • Doesn’t Have: Bạn có thể tìm kiếm chính xác cụm từ bằng cách thêm dấu nháy kép (ví dụ: “khuyến mại”).
  • Has Attachment: Một hộp checkbox cho phép bạn chọn.

Để đảm bảo bạn đặt đúng tiêu chuẩn lọc, kích vào “Test Search” và xem kết quả hiển thị. Nếu kết quả đã đúng như bạn mong muốn, kích vào “Next Step”. Trong bước tiếp theo, bạn sẽ được chọn các hành động muốn thực hiện đối với thư có trong danh sách lọc. Các hành động này bao gồm:

  • Skip the Inbox (Archive It): Thư này sẽ không nằm trong Inbox mà thay vào đó nó sẽ vào phần All Mail.
  • Mark as Read: Nếu bạn chọn tùy chọn này, thư sẽ được lưu trữ và bạn có thể còn không biết mình đã nhận được thư này bởi nó không hiển thị dạng chữ đậm hay được liệt kê trong danh sách thư chưa đọc.
  • Star It: Nếu đây là những thư quan trọng cần xem xét ngay, bạn hãy đánh dấu sao cho nó.
  • Apply the Label: Chọn một nhãn đã tồn tại hoặc tạo một nhãn mới. Hành động này khi phối hợp với hành động “Skip the Inbox”, nó sẽ tương đương với việc tự động lọc thư và đưa vào một thư mục. Đây là hai hành động thường đi kèm với nhau.
  • Forward It To: Nhập vào một địa chỉ email, danh sách thư nằm trong chuẩn lọc này sẽ chuyển tiếp thư tới cho địa chỉ email đó. Bạn có thể tạo một danh sách địa chỉ email và như vậy là một bức thư nhận được sẽ gửi lại cho cùng lúc nhiều người.
  • Delete It: Xóa ngay thư khi vừa nhận về.
  • Never Send It to Spam: Điều này nhằm đảm bảo rằng các thư quan trọng (ví dụ từ sếp của bạn) sẽ không bao giờ tự động bị nhảy vào Spam do lỗi bộ lọc antispam của Gmail.
  • Bảo mật cho email: Email là một trong những cách chủ yếu mà kẻ xấu lợi dung để xâm nhập vào máy tính của bạn.

 Tuy nhiên, Google cũng giúp bạn giảm thiểu những rủi ro gặp phải bằng cách cung cấp cho Gmail một số cơ chế bảo vệ thông minh.
Kiểm tra virus:
Google tích hợp sẵn cơ chế kiểm tra virus vào Gmail và hiện nó vẫn đang làm việc khá hiệu quả đặc biệt là với hệ thống Windows. Các file đính kèm được gửi đi và nhận về đều được quét kiểm tra mã độc (malware) mỗi lần bạn mở một thư có file đính kèm.

Nếu tìm thấy virus trong thư gửi cho bạn, Google sẽ thử làm sạch file đó, nếu thành công bạn vẫn có thể truy cập nó còn nếu không thì sẽ bị ngăn chặn không thể truy cập được. Nếu vì một lý do nào đó, Google phát sinh vấn đề trong việt quét file, nó sẽ thông báo cho bạn với một cảnh báo nhỏ. Trong trường hợp này, bạn nên chờ cho đến khi nào file đã được quét nếu không đó cũng có thể là nguyên nhân khiến cho máy tính của bạn gặp nguy hiểm.

Nếu Google tìm thấy virus trong thư bạn muốn gửi đi, nó sẽ hiển thị một thông báo nhưng file đó sẽ không được làm sạch. Google có một tùy chọn “Remove Attachment and Send” để loại bỏ file đính kèm đó rồi gửi thư đi, tuy nhiên không phải lúc nào bạn cũng thích tính năng này bởi file đính kèm có khi là file rất quan trọng cần gửi. Khi đó bạn nên sử dụng đến một phần mềm của hãng thứ ba để quét file đảm bảo cho người nhận file đó không gặp phải vấn đề trục trặc về máy tính.

Ngăn chặn spam mail ảnh
Gmail có một công cụ ngăn chặn spam tuyệt vời nhưng đôi khi có những trường hợp vẫn bị “lọt lưới”. Một trong những loại spam khó chịu nhất là spam ảnh. Với loại spam này, spammer chỉ việc gửi tới bạn một email có duy nhất một bức ảnh trong phần nội dung thư, bằng cách này, spammer hy vọng nó sẽ vượt qua các công cụ antispam của email. Thực hiện cách sau đây để đảm bảo không có thư rác nào loại này lọt vào Inbox của bạn:
Tạo bộ lọc với điều kiện sau:

  •  Có các từ: type “multipart/related.gif”
  • Tích vào ô chọn cạnh phần “Has Attackment”.

Chọn các hành động sau đối với thư được tìm thấy:

  • Skip the Inbox (Archive It)
  • Apply the Label: Image Spam

Ngăn ngừa phishing
Google có cơ chế kiểm tra xem email gửi tới từ paypal.com hay ebay.com có thực sự đúng hay không thông qua công nghệ DomainKeys. Nếu email không phải đúng được gửi tới từ 2 domain trên, nó sẽ âm thầm tự động loại bỏ email đó, và bạn thậm chí còn không biết rằng mình đã từng là mục tiêu của scammer.

2. Lịch Google (calendar):
Calendar là một ứng dụng trên G Suite, được thiết kế để dễ dàng sắp xếp công việc của cá nhân, tổ chức. Giúp bạn quản lý thời gian và nhắc nhở các sự kiện của bạn bằng cách gửi email, thông báo hoặc tin nhắn về điện thoại của bạn. Quản trị viên có thể giúp tổ chức thêm phòng hội nghị để dễ dàng đăng ký trên lịch.

Lịch dùng chung:
Lịch có thể chia sẽ được trong công ty hoặc bên ngoài công ty. Chỉ cần các thành viên thêm của họ vào lịch nhóm chia sẽ, giúp dễ dàng theo dõi được lịch của nhóm đồng nghiệp.

Đồng bộ Google Now:
Thiết bị Android của bạn sẽ xuất hiện thông báo khi có sự kiện. Google Now đồng bộ với sự kiện trên lịch của Google nên thông qua Google Now bạn có thể xem các thông tin về sự kiện.

Xem tổng quan:
Khi đồng nghiệp chia sẽ lịch cho bạn, bạn có thể xem và biết được trạng thái bận hay rảnh của mọi người.
Ứng dụng trên thiết bị di động:
Bạn có thể xem nhiều tài khoản lịch, thêm hoặc chỉnh sửa các sự kiện ngay trên thiết bị có hệ điều hành iPhone, iPad hoặc Android của bạn và các sự kiện được đồng bộ hóa.

3. Google drive:
Lưu vào Drive:
Tiện ích Save to Drive sẽ giúp bạn lưu tài liệu trở nên dễ dàng hơn, bạn có thể lưu bất cứ thứ gì bạn muốn vào thẳng Drive vì có thể bạn chưa biết rằng Drive cấp cho bạn 15 GB bộ nhớ trực tuyến miễn phí của Google để bạn có thể lưu giữ ảnh, câu chuyện, thiết kế, bản vẽ, bản ghi, video – hầu hết mọi thứ. Bộ nhớ của bạn được hoạt động với Drive, Gmail và Google Photos nên bất cứ lúc nào bạn cũng có thể lưu trữ tệp, lưu tệp đính kèm email và sao lưu ảnh trực tiếp vào Drive. Mọi hình ảnh, video, bản trình bày, tệp PDF – thậm chí cả tệp Microsoft Office hay bất kỳ loại tệp gì của bạn, tất cả đều có thể được lưu trữ an toàn trong Drive.

Làm việc thông minh hơn với các ứng dụng:
Bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa hồ sơ của mình theo ý muốn như tạo và cộng tác với người khác để chia sẻ tài liệu và tệp, xây dựng bảng tính và tạo bản trình bày, tạo bản đồ tư duy, tạo hình dạng và đồ thị, tạo biểu mẫu và bảng khảo sát trực tuyến một cách nhanh chóng, phiên dịch rất nhiều thứ tiếng trên thế giới, tạo và phát hành các bài học ClassFlow tương tác trực tiếp từ Google Drive của bạn và còn nhiều ứng dụng bổ ích hơn thế nữa. Hiện nay có hơn 100 ứng dụng miễn phí trên Drive có thể giúp bạn làm được nhiều hơn với những nội dung mong muốn của bạn. Hãy bắt đầu dùng thử những ứng dụng đầy hữu ích đó bằng cách cài đặt một ứng dụng từ bộ sưu tập Drive trên Cửa hàng Chrome trực tuyến.

Đính kèm tập tin có dung lượng lớn trong Gmail:
Thường thì trong Gmail dung lượng tập tin đính kèm mặc định của Gmail là 25MB, tuy nhiên bên cạnh việc gửi đính kèm tập tin từ máy tính, thì bạn hoàn toàn có thể lựa chọn gửi các tập tin đã được tải lên Google Drive như một phần đính kèm, tính năng này có rất nhiều lợi thế, và một trong số chúng là khả năng gửi các tập tin lớn lên đến 10GB.

Lưu tệp đính kèm trong Gmail:
Rất đơn giản để lưu tệp đính kèm của mình trong Gmail là bạn chỉ cần di chuột qua tệp đính kèm trong Gmail và tìm biểu tượng Drive. Tại đây, bạn có thể lưu bất kỳ tệp đính kèm nào vào Drive của mình để lưu trữ và chia sẻ chúng.

Ngoài ra còn có rất nhiều tính năng như quét tài liệu thì bạn chỉ cần chụp ảnh tài liệu như biên nhận, thư và phát biểu,…thì ngay sau đó Drive sẽ lưu trữ chúng ngay lập tức dưới dạng tệp PDF. Làm việc ngoại tuyến với các tệp của bạn trong Drive có thể được truy cập từ bất kỳ điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính nào và đều làm cho các tệp khả dụng ngoại tuyến để bạn có thể xem chúng khi điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn mất dịch vụ, như trên máy bay hoặc trong tòa nhà có kết nối không tốt. Vì vậy, bất cứ nơi nào bạn đi, bạn đều có thể dễ dàng xem chúng. Và các tính năng như chỉnh sửa slide tổng thể cho bài thuyết trình, chỉnh sửa offline các tài liệu, bài thuyết trình và bản vẽ, đồng bộ, làm việc với các tài liệu trên máy Mac hoặc PC, tìm kiếm Google Docs…