Ngay cả khi không có truy cập internet, bạn có thể đọc, viết, tìm kiếm, xóa và gắn nhãn email bằng Gmail ngoại tuyến. Sau đó, khi có kết nối, Gmail sẽ tự động cập nhật và gửi tin nhắn trong hộp thư đi của bạn và tải xuống các bản cập nhật từ máy chủ. Theo mặc định, Gmail lưu trữ 30 ngày qua của thư, bao gồm cả tệp đính kèm. Spam và thùng rác không được lưu trữ. Để làm việc ngoại tuyến trong Gmail, bạn cần phiên bản mới nhất của trình duyệt Chrome, phiên bản 61 trở lên. Gmail web ngoại tuyến thay thế ứng dụng Gmail ngoại tuyến của Chrome.

Bật Gmail web ngoại tuyến cho miền của bạn.

Bạn là quản trị viên G Suite, bạn phải bật tính năng ngoại tuyến cho miền của mình trước khi người dùng có thể bật Gmail ngoại tuyến trong cài đặt Gmail của họ. Gmail ngoại tuyến bị tắt theo mặc định.

1.Đăng nhập vào admin console tại admin.google.com ->Apps->G Suite->Gmail->User settings.

2.Tại User settings kéo xuống dòng Gmail web offline .Sau đó tick vào ô Enable Gmail web offline.

3.(Tùy chọn) Nếu bạn muốn xóa nội dung ngoại tuyến cho tất cả người dùng khi họ đăng xuất khỏi tài khoản Google của họ, hãy chọn Force deletion of offline data on log out of Google account. Điều này ngăn người dùng giữ nội dung trên các thiết bị  của họ.

4.Nhấn SAVE. Có thể mất tối đa một giờ để các thay đổi được phổ biến cho tất cả người dùng.

Cho phép người dùng bật tính năng Gmail ngoại tuyến.

1.Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn tại Gmail.com.

2. Ở phía trên bên phải chọn settings->settings ->tab offline->tick ô Enable offline mail.

3. Trong phần Bảo mật, chọn một trong các tùy chọn sau để cho biết cách xử lý nội dung ngoại tuyến khi bạn đăng xuất khỏi tài khoản Google của mình.

• Keep offline data on my computer: Dữ liệu được lưu trữ trên thiết bị của bạn sẽ không bị xóa khi đăng xuất khỏi tài khoản Google của bạn hoặc khi thay đổi mật khẩu của bạn. Để xóa dữ liệu tài khoản khỏi thiết bị, hãy tắt thư ngoại tuyến và lưu các thay đổi.
• Remove offline data from my computer: Dữ liệu sẽ cần phải đồng bộ hóa lại với máy tính khi đăng nhập lại vào Gmail. Có thể mất vài giờ để đồng bộ hóa lại hộp thư. Gmail có thể phản hồi chậm hơn trong khi đồng bộ hóa..

4. Chọn save changes.

Mở Gmail ngoại tuyến

Bạn có thể mở Gmail ngoại tuyến từ Chrome theo các cách sau:

• Tạo dấu trang cho hộp thư đến của bạn và sau đó sử dụng dấu trang để mở Gmail khi bạn ngoại tuyến.
• Khi bạn không có kết nối internet, hãy mở cửa sổ trình duyệt Chrome và nhập mail.google.com.

Đặt tùy chọn ngoại tuyến cho Gmail

Theo mặc định, Gmail ngoại tuyến lưu trữ 30 ngày email và tệp đính kèm mới nhất trên thiết bị  của bạn và Chrome cho phép Gmail sử dụng tối đa 7% không gian đĩa cứng có sẵn của bạn cho nội dung ngoại tuyến. Để giảm dung lượng bộ nhớ mà nội dung ngoại tuyến của bạn sử dụng, hãy bỏ chọn hộp Tải xuống tệp đính kèm trong cài đặt Đồng bộ hóa hoặc giảm thời lượng lưu trữ xuống 7 ngày.

1.Trong Gmail bạn chọn settings->settings->tab offline.

2. Chọn một giá trị trong cài đặt đồng bộ hóa: có thể chọn 7, 30, 90 ngày.

3. Chọn save changes.

Lưu ý: Để đảm bảo rằng bạn sẽ luôn có thể truy cập vào các dịch vụ ngoại tuyến của Gmail, hãy mở tab Gmail ngay cả khi bạn tắt máy tính của mình.

Khắc phục sự cố thường gặp

1.Khả năng ngoại tuyến ngừng hoạt động.

• Nếu quản trị viên G Suite vô hiệu hóa Gmail ngoại tuyến cho một tên miền, quản trị viên sẽ không khả dụng đối với người dùng cá nhân, ngay cả khi họ đã bật Gmail ngoại tuyến trong cài đặt Gmail của họ.
• Dịch vụ ngoại tuyến Gmail chỉ hoạt động khi Gmail mở trong một tab. Kiểm tra các tab trình duyệt của bạn và đóng bất kỳ tab bổ sung nào đang chạy Gmail.

2.Gmail sẽ không mở hoặc là thoát đột ngột.

Nếu Gmail không tải hoặc ngừng hoạt động, hãy thử xóa lịch sử duyệt web của bạn:

• Từ trình duyệt Chrome của bạn -> More tools-> Clear Browsing Data.
• Chọn  Browsing history và click vào Clear Data.

3.Gmail ngoại tuyến hết dung lượng lưu trữ 

Nếu thư của bạn chứa nhiều tệp đính kèm, hãy bỏ chọn Download attachments trong cài đặt Đồng bộ hóa và giảm thời lượng lưu trữ xuống 7 ngày.